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23 mar 2013

E-mail, questa sconosciuta. Dieci “Non Fare” quando si scrive una e-mail.

A chi non è mai capitato di ricevere e-mail di presentazione (per servizi, collaborazioni, prodotti) che lasciano perplessi, divertiti, infastiditi… se non tutte e tre le cose insieme?

Io ne ricevo di continuo, fanno parte del mio lavoro. Ogni giorno ricevo o mi vengono inoltrate dalle 5 alle 20 e-mail di blogger, specialisti in social media marketing, agenzie di comunicazione, advertising, professionisti (e non) dei vari settori nei quali mi muovo.

Le apro tutte, è una mia fissa. Non si sa mai da dove una buona opportunità possa arrivare. Così, nella moltitudine di messaggi che mi capitano sotto gli occhi, cerco non un messaggio ma “il messaggio”. Quello giusto, quello che risvegli la mia attenzione, che metta sull’attenti la mia mente, creando immagini, scenari, possibilità.

“Il messaggio”, quello che ti folgora,  non capita tutti i giorni e nemmeno una volta alla settimana, purtroppo. Ad ogni modo, conservo in una cartella dedicata, le e-mail che suscitano il mio interesse e che ritengo possano essere utili in futuro o che meritano un approfondimento. 

Sono tante, invece, le e-mail scritte male, senza alcun appeal,
prive di informazioni di contatto alternative alla posta elettronica e riferimenti web per approfondimenti.

Sarà una mia mania ma… se qualcuno si propone come “persona che lavora/agisce nel web”, a me, non so a voi, i link dove sapere di più di questa persona e di quello che fa in rete, mi sembrano il minimo sindacale.

Di stamattina, emblematica, questa e-mail.


Analizziamola insieme:

- Nessun nome e cognome, le XXX le ho inserite io al posto del “nome d’arte” (presumo del blog) di questa persona.

- Nessun link al blog
- Nessun riferimento social, che so un account twitter o facebook
- Nessuna dato reale, numero, statistica. Non mi baso solo sui numeri visita o numero di fan o follower, quando scelgo di collaborare con un nuovo blog, ma di certo aiutano
- Nessun numero telefonico.
- Testo banale e spersonalizzato che mi suggerisce che questa persona non sappia in realtà nulla del mio brand.
- Opportunismo evidente, cioè la netta impressione che la sola cosa che interessa, siano i prodotti da ricevere, non importa esattamente di che tipo, in quale contesto e per quale risultato.

Naturalmente è una e-mail che finisce cestinata. Ora, questo potrebbe sembrare solo  un caso estremo ma non lo è. Ne ricevo tante di e-mail così. 

Ci sono anche le e-mail dei GURU (de noantri)… quelli che sanno fare tutto. Proprio tutto, eh… in maniera superlativa. A volte mi nominano anche 2/3 dei nostri maggiori concorrenti, come se questa fosse una leva in grado di farmi prendere una decisione su sviluppi futuri di collaborazione. Tutto questo senza nemmeno accennare al “cosa farei per te, per il brand” o “con il brand”, spesso senza riferimenti all’identità web/social di chi scrive. 

Se mi dici che sei un mago della comunicazione, dei social, del web… perché non lasciarmi i tuoi riferimenti perché io possa accertarlo? 

Così, fra il serio ed il faceto, oggi mi sono messa a pensare a cosa mi infastidisce nelle e-mail altrui e a quello che mi fa ridere delle e-mail altrui. Ho anche pensato a tutte le volte che ho mandato io una e-mail frettolosamente, curando poco la forma ed il contenuto e al relativo scarso “successo” di quel particolare messaggio. 

Il mea culpa mi sembra doveroso, non sono il MegaGuruInfallibileCompramiAScatolaChiusa che altri pretendono di essere. Sono umana, fallibile e perfettibile.


Mi sono detta: perché non stilare una lista dei Dieci “Non Fare” quando si scrive una e-mail (basandomi anche sui miei fail, epic e non)?
  1. Invio di gruppo in modalità Cc.  Perché rivelare indirizzi e-mail di persone diverse (esterne al gruppo di lavoro) che probabilmente non hanno alcuna voglia o interesse che il loro recapito mail sia rivelato e predicato al mondo come il miracolo della risurrezione?  E’ fastidioso. Non è elegante e non è il massimo in termini di privacy. Usare la modalità Ccn ci fa ottenere lo stesso risultato evitando gli inconvenienti. Fail personale: bacchettatemi, per pura distrazione mi è capitato di farlo diverse volte, l’ultima non più tardi di una settimana fa.
  2. Non inserire l’oggetto. Come può chi riceve la mail decidere che sia interessante (e che valga la pena aprirla subito) se non lo suggeriamo noi nell’oggetto? Inoltre, dovendo cercare una mail ricevuta tempo prima, l’oggetto che indica chiaramente un argomento, rende l’operazione più facile. Non è da sottovalutare nemmeno la scelta delle parole per l’oggetto. Un oggetto del tipo “Evento Aperitivo Shellac” è di sicuro anonimo in mezzo a miriadi di e-mail che hanno un oggetto simile. Un pò di orginalità e creatività non guasta mai, magari “AperiShellac: sorseggi un drink con le amiche, ti diverti e il manicure te lo regaliamo noi” potrebbe ottenere migliori risultati (e li ha ottenuti, scusate se pecco di auto referenzialità). Fail personale: nella fretta di mille altre cose da fare proprio ieri ho spedito una e-mail (importante) senza oggetto. Bacchettatemi, io lo faccio già da 24 ore ma non sono soddisfatta! 
  3. Eccesso di “presentazione”, assenza di “presentazione”. Chi  sono? Cosa faccio? Perché scrivo?  Sono informazioni che contano. Presentazioni troppo elaborate e troppo auto celebrative in genere ottengono il risultato contrario. Scarsità di informazioni nel presentarsi o addirittura nessuna informazione, lasciano un senso di “freddo”, vuoto, inconsistenza. 
  4. Riferimenti di contatto. Un bel link al blog, al sito aziendale, ad un account twitter o facebook, stimolano chi legge ad approfondire la conoscenza di quello che siamo e facciamo, in concreto, sul campo. In particolar modo quando dichiariamo di fare attività legate al web e alla comunicazione.
  5. Messaggi spersonalizzati. Con chi parliamo? Da chi vogliamo farci ascoltare? Perché?  Metterci un tocco di personalizzazione è sempre meglio. Invoglia alla lettura. Coinvolge chi ci  legge. Ci rende umani, reali.
  6. Grammatica ed ortografia. Non sono una mestrina e come a tutti mi sfuggono errori di ortografia (più spesso battitura) e grammaticali. Un pò di concentrazione in più, una rilettura del testo, non farsi prendere dalla fretta, sono buone regole per evitarli. Fail personali: faccio errori di battitura e quando ho fretta mi scappa l’invio con tanto di errore. Uno dei miei epic fail storici è stato l’invio di un comunicato stampa con questo orrore per oggetto “rivoluzionario topa coad”… dove il topa coad voleva essere un top coat. A distanza di due anni ancora mi imbarazza pensarci!
  7. Prolissità. Ancora non ci conosce, ci stiamo presentando. Vogliamo far morire di noia chi ci legge stancandolo alla 100 riga di testo, senza magari essere ancora entrati nel vivo del discorso dopo altre 100?
  8. Sintesi ermetica. Ok, la prolissità non ci piace ma frasi tipo “Mi chiamo Tizio, vorrei presentare i nostri servizi dedicati alle aziende ,per conoscerli  il mio numero è……. In attesa di un riscontro, cordiali saluti” forse sono troppo standard e davvero troppo ermetiche! Equilibrio, frasi chiare, d’impatto ma precise. Che spieghino in breve ciò che vogliamo comunicare ed invoglino ad approfondire.
  9. Kappese, CodiceFiscalese ed affini. Le “neo-lingue digitali”, fenomeno (sub)culturale degli ultimi decenni, alle quali la maggioranza delle persone è allergica. Poco tollerate anche negli sms, causano forti crisi di rigetto via e-mail. A me, personalmente, leggere cose come “sn 1 persona ke ha passione x le unghie” causa uno shock anafilattico immediato.
  10. Non usare le regole della comunicazione a distanza. Chi ci legge non ci vede, non ci sente. Non può quindi cogliere il tono della voce o vedere le espressioni del viso o il linguaggio del corpo. Un testo scritto può avere migliaia di sfumature interpretative, cerchiamo di essere semplici, chiari, attenti alla scelta delle parole. E in particolar modo proviamo a non cedere alla tentazione di fare ironia o battute che non tutti potrebbero capire. Ricordo ancora una e-mail che mi sparava in apertura un  “l’unghia tira e quello che tira in genere piace alle donne” hem… fate voi!
Questi sono i miei dieci “Non Fare” quando si scrive una e-mail, ne avete di vostri che volete condividere? 

Una legione di aspiranti “e-mailisti per caso” potrebbe esservene eternamente grata!

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